Alles auf einen Blick

Das Ingenieurbüro für Baustatik und Bauphysik Klaus Mairhofer aus dem bayerischen Altenmarkt nahe dem Chiemsee suchte nach einer umfassenden Lösung für die Verwaltung aller Daten und Projekte. Viele Jahre wurde mit Excel-Listen und vereinzelten Programmen gearbeitet. Damit war keine Auswertung und schon gar keine Verbesserung der Abläufe möglich. Also machte sich der Geschäftsführer Klaus Mairhofer auf die Suche nach einem Lösungsanbieter, der ein umfassendes Tool für das Projekt- und Datenmanagement etablieren sollte.

‍Die Entdeckung und erste Schritte

Durch eine Empfehlung wurde Mairhofer auf die ModulAcht GmbH & Co. KG aufmerksam, die sich nur zehn Kilometer Luftlinie entfernt befindet. Nach der Kontaktaufnahme kam zeitnah ein Mitarbeiter von Robin Saberi, Geschäftsführer der ModulAcht GmbH, zu Mairhofer als Beobachter für zwei Tage ins Haus. So lernte dieser die bisherigen Abläufe kennen, konnte sich einen umfassenden Eindruck von den Anforderungen und den Wünschen von Mairhofer und seinem 18-köpfigen Team verschaffen.

„Gerade dieser Blick von außen, das genaue Hineindenken in unseren Arbeitsalltag und der persönliche Kontakt macht die Zusammenarbeit mit ModulAcht zu etwas sehr Besonderem“, erzählt Mairhofer. „Wir merkten von Anfang an, dass es hier nicht darum ging, irgendeine Software einzusetzen, sondern dass wir eine individuell auf uns zugeschnittene Lösung bekommen werden.“

Wenige Tage später schickte die ModulAcht einen umfassenden Bericht zu den Beobachtungen mit einem kompletten Lösungsvorschlag zur Verbesserung der Arbeitsabläufe. „Wir waren begeistert, denn das war genau das, was wir uns gewünscht hatten“, freut sich Mairhofer.

Microsoft Dynamics 365 Sales mit individuellen Ergänzungen

Der Plan sah vor, die Zeiterfassung der Mitarbeiter, den Überblick über die einzelnen Projekte, die jeweilige Auswertung, aber auch Kundendaten und Dokumente wie Angebote, Aufträge und Rechnungen mit nur einem einzigen Tool zu managen.

ModulAcht schlug daher vor, eine genau auf die Anforderungen von Mairhofer passende Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Sales zu entwickeln. „Die Zusammenarbeit mit dem Team von Robin Saberi war zu jedem Zeitpunkt sehr gut. Auch kleinere Herausforderungen konnten immer schnell gelöst werden“, freut sich Mairhofer. „Viele Programme wie die Zeiterfassung waren wirklich selbsterklärend, für andere wie die Auswertung von Gewinnen oder Umsätzen brauchten wir Unterstützung. Aber ModulAcht war für Fragen jederzeit verfügbar.“ Nach und nach wurden weitere Funktionen integriert und konnten zügig vom Team genutzt werden. Auch die Mitarbeiter profitieren von dem neuen Tool. Sie sehen jetzt auf einen Blick, wie viele Überstunden sich angesammelt haben und wieviel Urlaubstage noch übrig sind. Viele Kleinigkeiten, die sich in der Summe aber für alle Beteiligten auszahlen.

„Da wir die komplette Umstellung parallel zu unserem Tagesgeschäft durchgeführt haben, hat es etwas länger gedauert als üblich. Das lag aber einzig und allein daran, dass wir sehr wenig Zeit dafür hatten“, erklärt Mairhofer. Zeitnah wird es nun eine umfassende Schulung für die Mitarbeiter geben, in deren Rahmen nochmals alle offenen Fragen ausführlich geklärt werden können.

„Wir haben mit ModulAcht den optimalen Partner gefunden. Sie finden Lösungen für reibungslose Abläufe, nehmen uns mit und gehen auf unsere Wünsche ein. Sie machen Vorschläge, eröffnen uns neue Möglichkeiten und setzen diese dann auch zügig um“, schwärmt Mairhofer.

Fazit

Für Mairhofer haben sich durch den Einsatz von Dynamics 365 viele Vorteile ergeben und diese erleichtern von nun an den Arbeitsalltag des gesamten Teams. „Wir haben jederzeit alle Kosten im Blick. Die Zeitabläufe konnten deutlich verkürzt und Abläufe automatisiert werden. Auch Nachkalkulationen lassen sich mithilfe der individuellen Unternehmenslösung einfach umsetzen“, freut sich Mairhofer. „Unsere Datenbank ist jederzeit auf dem aktuellen Stand und alle Mitarbeiter können ortsunabhängig auf alle relevanten Daten zugreifen. Dies gilt für die Menschen im Büro genauso für die im Home-Office oder auf der Baustelle. Über einen Sharepoint-Online sind alle Daten jederzeit verfügbar. Perfekt“

Es ist geplant, noch weitere Abläufe wie die Urlaubsplanung mit ModulAcht zu vereinfachen und die Excel-Listen endlich komplett verschwinden zu lassen.

„Wir können ModulAcht mit bestem Gewissen weiterempfehlen. Das ist ein sehr junges Team mit tollen Ideen. Sie geben sich jederzeit sehr viel Mühe, die Kunden glücklich zu machen, sind immer aufgeschlossen für neue Ideen, ansprechbar und kümmern sich um die Belange der Auftraggeber. Gerade der Blick hinter die Kulissen macht das Unternehmen zu etwas Einzigartigem“, sagt Mairhofer.

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