Digital und genial umgesetzt

Der DFK Süd mit Sitz in Ingolstadt und Regensburg wollte einen Weg finden, die interne Ausbildung der Mitarbeiter zu digitalisieren und damit den gesamten Prozess zu beschleunigen. Ziel war es, mehr Mitarbeiter wie bisher gleichzeitig auszubilden und dabei jederzeit den aktuellen Lernstand der Einzelnen zu sehen. Mehr als ein Jahr suchte Alexander Boos, Geschäftsführer der Niederlassung Ingolstadt und Vertriebsvorstand der DFK Nord, nach einer passenden Lösung. Mit ModulAcht sollte diese gefunden werden.

Die Entdeckung und erste Schritte

Durch Empfehlung eines Kollegen wurde Boos auf die ModulAcht GmbH & Co. KG aufmerksam. Erste Gespräche liefen schon sehr positiv und nach einem eintägigen Praktikum vor Ort war Boos endgültig überzeugt.

Robin Saberi, Geschäftsführer der ModulAcht GmbH & Co. KG besuchte die DFK Süd Mitte 2020 für einen Tag als Beobachter, stelle die richtigen Fragen und konnte so sehr schnell die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit schaffen. Es wurde gezeigt, wie bisher gearbeitet wird und für welche Prozesse es noch Verbesserungspotenzial gibt. „Dieser Blick von außen, die Herausforderungen, die uns so teilweise noch gar nicht bewusst waren – das war und ist für uns einfach unbezahlbar“, sagt Boos.

Wenige Tage nach dem Besuch erhielt Boos den umfassenden Praktikumsbericht von Saberi. Darin waren alle geplanten Schritte für die Zielerreichung aufgeführt. „Für uns war auch die Einhaltung unseres Budget sehr wichtig, da wir das Projekt durch „Bayern digital“ gefördert bekommen haben“, erzählt Boos. „Aber das war kein Problem, ModulAcht lag voll im Rahmen.“

Ausbildungs- und Aktivitätentool im Einsatz

Geplant war, zwei verschiedene Tools in die Abläufe zu integrieren: Erstens sollten wie ursprünglich gewünscht die Ausbildungsmodule den Mitarbeitern komplett digital zur Verfügung stehen und zweitens sollte ein Aktivitätentool für jeden einzelnen Mitarbeiter etabliert werden. Die wöchentlichen Aufgaben sollte so über eine App erfasst und durch ein Diagramm anschaulich und übersichtlich dargestellt werden. „Was für uns besonders wichtig war, war die Tatsache, dass Robin wirklich verstehen wollte, was wir hier machen und welche ungenutzten Potenziale vorhanden sind“, sagt Boos.


Auf Basis der Dynamics Power App sollten die beiden Projekte nun zügig umgesetzt werden. „Unsere größte Herausforderung war es, eine gemeinsame Sprache zwischen den Vertriebsmitarbeitern und den Programmen zu finden“, erinnert sich Boos. „Aber das ist wunderbar gelungen.“

Zwei Mitarbeiter von ModulAcht aus der Entwicklung und der Projektleitung waren für die Umsetzung bei der DFK Süd zuständig. „Der Kontakt war wirklich super. Wir haben jederzeit einen Ansprechpartner gefunden, der uns mit Rat und Tat zur Seite stand“, schwärmt Boos.

Innerhalb von drei Monaten wurde das Projekt umgesetzt und die Mitarbeiter konnten die Tools aktiv nutzen. „Das Feedback war durchweg positiv. Alles sehr verständlich und überall einsetzbar“, sagt Boos.

Gerade für den Bereich der Ausbildung war es wichtig, einen gemeinsamen Prozess für alle Abteilungen aufzusetzen. Die einzelnen Schritte der Ausbildung, die notwendigen Dokumente und möglich Fragen wurden in das Tool integriert. So haben die Auszubildenden beispielsweise für das Grundwissensmodul eine Woche Zeit. Sie können selbständig die Dokumente bearbeiten und werden Schritt für Schritt durch das Programm geführt. „Natürlich stehen wir zur Verfügung, sollten mal Fragen auftauchen. Aber der Aufwand hat sich für uns drastisch reduziert, einfach weil die Lerninhalte mehr oder weniger selbstständig bearbeitet werden können“, erklärt Boos. „Für uns hat sich durch diese Art der Ausbildung noch ein weiterer Vorteil ergeben: Wir sehen so ziemlich schnell, ob die neuen Mitarbeiter mit der Materie zurechtkommen und ob der Job überhaupt zu ihnen passt. Es gibt klare zeitliche Vorgaben, bis wann die jeweiligen Module absolviert werden müssen. Und diese sollten dann auch eingehalten werden.“, erklärt Boos.

Auch das Aktivitätentool hat für alle Mitarbeiter eine enorme Zeitersparnis gebracht. „Bisher mussten alle Aktivitäten wie Telefonate, Kundentermine etc. in eine manuelle Liste eingetragen, die Daten wiederrum von jemandem erfasst und aufbereitet werden. Mit der Einführung des neuen Tools ist das eine Sache von Sekunden. App auf, Aktivität eintragen und fertig. Am Ende der Woche steht uns ein kompletter Bericht zur Verfügung. Einfach perfekt!“, freut sich Boos.

Fazit

Das von ModulAcht erstellte Tool bietet dem DFK viele Vorteile. Boos fasst es so zusammen: „Für uns ist das eine echte Allzweckwaffe zu einem angemessenen Preis. Wir können die Ausbildungszeit verkürzen und die Mitarbeiter somit schneller im Vertrieb einsetzen. Das macht unsere Arbeit einfach viel effizienter.“

Es ist geplant, in Zukunft weitere Prozesse von ModulAcht digitalisieren zu lassen. „Wenn dann nur mit ModulAcht! Das sind echte Spezialisten auf ihrem Gebiet. Sie schaffen es, manuelle Prozesse digital einfach und genial umzusetzen“, schwärmt Boos.

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