Dynamics 365 Sales beim European Speed Club: mehr als CRM, weniger Excel

Gemeinsam mit Kai Roggenland vom European Speed Club (ESC) gab unser CEO Robin Saberi Einblicke in ein Digitalisierungsprojekt, das weit über klassische Kundenverwaltung hinausgeht. Die zentrale Frage: Wie lässt sich Dynamics 365 Sales so einsetzen, dass es nicht nur Daten erfasst, sondern Abläufe vereinfacht und das Team entlastet?

Die Antwort heißt beim ESC Jobby: eine von ModulAcht auf die Anforderungen des Eventdienstleisters zugeschnittene Lösung, die Kundeninformationen, Eventsteuerung und Rechnungsprozesse in einer gemeinsamen Dynamics-365-CE-Umgebung verbindet.

Warum ein Eventdienstleister mehr als Kundenverwaltung braucht

Der European Speed Club betreut Tausende Gäste pro Jahr. Hinter den Fahrerlebnissen steckt eine umfangreiche Organisation: Coaches müssen Gästen zugeordnet, Fahrzeuge eingeplant, Hotelbelegungen abgestimmt und Charterfluglisten vorbereitet werden, und das alles zeitgenau.

Dazu kommen Kundenanfragen, Reservierungen, Bestellungen und Rechnungen. Diese Aufgaben hängen zusammen, wurden früher aber mit Informationen aus vielen verschiedenen Excel-Dateien bearbeitet. Kunden, Events und Rechnungen lagen verteilt vor. Eine gemeinsame Datenbasis fehlte.

Für das Projekt war deshalb entscheidend, nicht einfach eine weitere Anwendung hinzuzufügen. Gesucht war eine Lösung, die die zusammengehörenden Abläufe auch zusammenführt.

Geschäftsverständnis vor Software: wie die Zusammenarbeit entstand

Die Geschichte zwischen ModulAcht und dem ESC begann nicht mit einer Softwarepräsentation. Robin war zunächst selbst begeisterter Kunde beim European Speed Club. Später lernte er das Unternehmen auch aus der Praktikantenperspektive kennen, bevor daraus die gemeinsame Projektumsetzung entstand.

Im Vortrag erzählten Robin und Kai diese Entwicklung aus ihren jeweiligen Blickwinkeln. Dabei ging es auch um die Frage, wie man Wunschkunden gewinnt: durch Beharrlichkeit und echtes Verständnis für deren Geschäft statt durch den nächsten Verkaufspitch.

„Als Gast habe ich erlebt, was den ESC besonders macht. Als Umsetzungspartner musste ich verstehen, was hinter diesen Erlebnissen steckt. Erst dann konnten wir eine Lösung bauen, die zum Geschäft passt, statt das Geschäft an die Software anzupassen.“
Robin Saberi, CEO und Gründer von ModulAcht

Dieses Geschäftsverständnis bildete den Ausgangspunkt für die Umsetzung: Welche Informationen braucht das Team? Welche Aufgaben gehören zusammen? Und wo entsteht unnötiger Aufwand, weil Daten in getrennten Listen gepflegt werden?

Jobby: Dynamics 365 Sales für Kundenbetreuung und Eventsteuerung

Mit Jobby haben ModulAcht und ESC eine zentrale Lösung aufgebaut, die Dynamics 365 Sales auf die konkreten Anforderungen des Unternehmens erweitert. Kundenverwaltung ist dabei ein Bestandteil, aber nicht die Grenze des Systems.

• Kundenbetreuung: Kunden und Anfragen an einem Ort zusammenführen
• Kontingentplanung: Platzgenaue Zuteilung von Teilnehmern
• Eventorganisation: Parkplatz- und Boxeneinteilungen sowie Fahrzeuggruppen koordinieren
• Zusatzleistungen: Zusatzprodukte und Upgrade-Fahrzeuge einplanen
• Reiseorganisation: Hotel- und Charterfluglisten organisieren
• Abrechnung: Rechnungsprozesse und Rechnungsversand inklusive Paymentlinks unterstützen

Die gemeinsame Datenbasis verbindet diese Aufgaben. Statt Kundeninformationen und Teilnehmerlisten, Eventdetails und Rechnungen in voneinander getrennten Excel-Dateien zu verwalten, kommen sie in einer Umgebung zusammen.

Genau darin liegt der Mehrwert des Projekts: Dynamics 365 Sales wurde nicht nur als CRM eingeführt, sondern als Grundlage für miteinander verbundene Geschäftsabläufe eingesetzt.

Was sich durch die zentrale Lösung verändert hat

Auf der M365 Summit wurden konkrete Ergebnisse aus dem Projekt vorgestellt:

• Bessere Kundendatenqualität: Kundeninformationen werden in einer zentralen Umgebung zusammengeführt.
• Eine gemeinsame Datenbank: Sie bildet die Grundlage für die verschiedenen Bereiche und umfasst Schnittstellen für Marketingfunktionen.
• Durchgängige Eventsteuerung: Die Organisation ersetzt den früheren Mix aus verteilten Excel-Dateien und ausgedruckten DIN-A4-Zetteln.
• Schnellerer Rechnungsversand: Paymentlinks sind Bestandteil des vorgestellten Rechnungsprozesses.

„Unsere Gäste kommen für das Fahrerlebnis, nicht für unsere Excel-Listen. Trotzdem haben diese Listen früher viel Aufmerksamkeit gebunden. Mit Jobby bringen wir die Organisation zusammen und können uns stärker auf das konzentrieren, was für unsere Gäste zählt.“
Kai Roggenland, Geschäftsführer des European Speed Club

Die Zielsetzung dahinter war von Anfang an praxisnah: Abläufe vereinfachen, Prozesse automatisieren und mit dem bestehenden Team mehr erreichen können.

Auch die Einführung gehört zum Praxisbericht

Der gemeinsame Vortrag beschränkte sich nicht auf die fertige Lösung. Robin und Kai sprachen auch über die Arbeit und die Fehler der Einführungsphase.

Dafür stand in den Folien ein kleines Bild: Jobby trug am Anfang einen Helm. Später durfte er ihn abnehmen. Die Darstellung machte deutlich, dass zwischen Projektidee und Alltagseinsatz eine Phase intensiver Arbeit lag.

Für uns gehört dieser Blick zu einem ehrlichen Praxisbericht. Nicht allein die Funktionen einer Software zählen, sondern auch der Weg, auf dem sie für das Unternehmen nutzbar wird.

Was Unternehmen aus dem ESC-Projekt mitnehmen können

Der Praxisbericht zeigt, wie eine auf das Geschäft zugeschnittene CRM-Lösung über Kundenverwaltung hinausgehen kann. Beim ESC verbindet sie die Betreuung der Gäste mit Eventorganisation und Abrechnung.

Für Unternehmen mit ähnlichen Herausforderungen lohnt sich deshalb zunächst der Blick auf die eigenen Abläufe: Wo werden dieselben Informationen mehrfach gepflegt? Welche Listen müssen ständig abgeglichen werden? Und welche Aufgaben könnten auf einer gemeinsamen Datenbasis aufbauen?

ModulAcht unterstützt Unternehmen dabei, solche Abläufe mit Dynamics 365 und der Power Platform zu vereinfachen. Mehr über unseren Ansatz findet ihr bei unseren Lösungen für digitale Geschäftsprozesse.

Wie der ESC die Zusammenarbeit und den gemeinsamen Messeauftritt erlebt hat, erzählt der European Speed Club in seinem ergänzenden Rückblick.