WEKO digitalisiert Reklamationen mit Auslieferungs‑App

„Von Anfang bis Ende hat das reibungslosfunktioniert. Es wurde alles schnell umgesetzt und für jede Hürde gab es eine Lösung“.

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Unser Weg mit WEKO – oder was die Auslieferungs-App so ausliefert

Juhu, endlich ist deine neue Küche da. Du planst schon das 8-Gänge-Menü zur Einweihung – doch beim Auspacken verdunkelt sich der Blick des Monteurs. Stimmt da was nicht? Tatsächlich: Ein Teil ist beschädigt – deine Sternekoch-Träume für morgen sind geplatzt.

Der Monteur zückt sein Tablet, knipst wie wild Fotos und spricht ins Tablet – in einer Sprache, die du nicht verstehst. Du lugst über seine Schulter und siehst auf dem Display plötzlich deutschen Text: „Die Arbeitsplatte ist zerkratzt und nicht montierbar.“ Du traust deinen Augen kaum.

Er beruhigt dich: „Alles gut.“ Da vibriert dein Smartphone – eine E-Mail von Weko, deinem Küchenhändler. Alles ist aufgelistet – „Reklamation erfasst.“

Kurz darauf ist die Welt wieder in Ordnung: Die Küche läuft, das Einweihungsdinner steigt wiegeplant – und die coole Aktion des Monteurs bleibt unvergessen.

Du willst wissen, was hinter dieser Geschichte steckt?

Weko & ModulAcht– ein starkes Team

Seit über vier Jahren dürfen wir digitale Projekte für und mit der WEKO Wohnen GmbH realisieren. Weko, ein Möbelhaus aus Bayern, ist vielen aus der Region bekannt– aber wusstest du, dass dort auch in Sachen Power Platform richtig was geht? Ein top eingespieltes Team um Christoph Rauch (Leiter interne Projekte)und Alfred Sedlmeier (Solution Architect) treibt die Digitalisierung bei Weko voran – das „Power-Dream-Team“ gibt es erst seit wenigen Jahren und wächst stetig.

Bereits unser erstes gemeinsames Projekt hat Maßstäbe gesetzt: Der ehemals analoge Tourenplanungs-Prozess wurde mit unserer Hilfe neu gedacht, digitalisiert und in einer App umgesetzt. Ein voller Erfolg 🚀 und der Startschuss für weitere Ideen.

Reklamation goes digital

Vor wenigen Monaten startete unser nächstes gemeinsames Projekt: die teil-analoge Reklamationserfassung zu digitalisieren. Wir analysierten den Ist-Prozess, hinterfragten, womit Weko täglich Herausforderungen zu meistern hatte – und unterstützten schließlich bei der Prozessanalyse und Lösungsarchitektur. Das Ziel: den „gelben Schein“ (Papierformular) und manuelle Foto-Nacharbeit abschaffen.

Früher lief das analog: Die Monteure füllten handschriftlich vor Ort einen Zettel mit Auftrags-und Kundendaten sowie Fehlerbeschreibung aus. Die Schadensfotos entstanden mit der Kamera und wurden erst nach der Tour am PC abgelegt, allerdings ohne Struktur – eine Suche wie die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen, erinnert sich Christoph. Verzögerungen, Zuordnungsprobleme und Entzifferungsherausforderungen waren vorprogrammiert.

Heute läuft das ganz anders 🎉:

100% digital: Reklamationen werden direkt in der Auslieferungs-App erfasst – ohne Papierkram.
Foto & Sprache mit Übersetzung: Der Monteur knipst Beweisfotos und diktiert den Reklamationstext in seiner Muttersprache. Die App zeigt den Text sofort zweisprachig (Original + Deutsch) an.
Automatische Weiterleitung: Mit einem Klick auf Senden gehen alle Daten samt Fotos ans ERP-System – der Kundendienst wird direkt informiert und der Kunde erhält parallel eine Bestätigungs-Mail.

Ergebnis: Der Prozess ist jetzt lückenlos digital – keine Zettelwirtschaft, keine verlorenen Fotos, keine Wartezeiten. „Wir wollten weg vom Papier“, sagt Alfred – und genau das haben wir geschafft. „Außerdem gewinnen wir enorm an Schnelligkeit und Datenqualität“, freut sich Christoph.

Zahlen & Fakten

45 Montageteams, 3 Standorte: Bald sind nicht nur Test-Teams, sondern alle mit der neuen App unterwegs.
3 Minuten: So lange dauert die Reklamationserfassung jetzt etwa – früherbrauchte allein die Nacharbeit rund eine halbe Stunde.
30 Minuten Zeitersparnis pro Team und Tag, weil Fotos nicht mehrmanuell übertragen und zugeordnet werden müssen.
6 Monate Entwicklungszeit von der Projektfreigabe bis zum Go-Live der neuen App.
Mehrsprachiger Support: Ob Kroatisch, Ungarisch oder tiefstes Niederbayerisch – die App versteht (und übersetzt) alle gängigen Sprachen im WEKO-Team.

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Wer’s technisch mag

Die App läuft als Microsoft Power App (Datenbasis Dataverse). Für die Spracheingabe kommt Whisper (OpenAI) zum Einsatz. „Als Speech-to-Text-Tool ist Whisper qualitativ sehr hochwertig, auch bei Dialekten, und ließ sich gut an die bestehende Landschaft anbinden“, erklärt Alfred. Über Cloud Convert werden Audioaufnahmen ins MP3-Format gebracht und an Whisper geschickt – dieser liefert den erkannten Text & die erkannte Sprache zurück und wird anschließend via MS Translator Anbindung ins Deutsche übersetzt. Alle erfassten Daten landen direkt im ERP-System (Text) und im DMS (Bilder); der Originalwortlaut der Monteure bleibt.

Fazit: Volle Erfolgsgeschichte

Nach einigen Wochen Testlauf sind sowohl Monteure als auch Kundendienst begeistert – die App läuft stabil und Datenqualität wie Bearbeitungsgeschwindigkeit haben sich erheblich verbessert. Weko hat schon den nächsten Plan: Weitere Prozesse in Logistik und Verkauf sollen folgen – natürlich mit den gleichen Erfolgszutaten 😉.

Das sagt Weko zur Zusammenarbeit: „Von Anfang bis Ende hat das reibungslosfunktioniert. Es wurde alles schnell umgesetzt und für jede Hürde gab es eine Lösung“.

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