Es ist der vollumfängliche Verkaufsprozess, den wir mit diesem Tool abbilden können.

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Vom Papierchaos auf die digitale Überholspur

Pop-up-Stores sind Blitzaktionen: schnell, flexibel und voller Aufmerksamkeit. Bei Retail Match, einem Unternehmen der ILG-Gruppe, ist man dafür genau an der richtigen Adresse. Was aber früher wenig mit blitzschnell zu tun hatte – ein zäher Prozess aus Excel-Listen, E-Mail-Pingpong und Telefonketten – ist heute Effizienz pur. Dank einer individuellen Lösung von ModulAcht.

Retail Match vermietet kurzzeitig verfügbare Flächen vor Handelsimmobilien, auf Parkplätzen und indoor, z. B. für Foodtrucks, saisonale Kioske, Promotions oder Märkte. Und genau diese Vermietungsprozesse mussten schneller, transparenter und skalierbarer werden.

Gemeinsam mit Geschäftsführer Dominic Barg und Teamlead Commercial Income Sven Haimhof, haben wir die bisherige Journey Revue passieren lassen.

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Ausgangssituation

Ziel bei Retail Match war, den Bereich Commercial Income zu professionalisieren – mit einem System, das Tempo, Transparenz und Kontrolle vereint. Bisherige Prozesse dahinter waren nicht dafür gemacht. Word-Vorlagen, dezentrale Ablagen und individuelle Kontaktlisten sorgten für Intransparenz sowie Fehler. Ist der Kontakt ein Lead, Neukunde oder Bestandskunde? Die Datenlage war schlicht nicht sauber genug.

Zudem sind die Teams von Retail Match deutschlandweitverteilt und konnten nicht gleichzeitig auf dieselben Informationen zugreifen. Auch das sollte sich ändern.

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Die Lösung: mehr als nur Software

Gemeinsam mit ModulAcht entstand in nur fünf Monaten eine maßgeschneiderte Plattform auf Basis von Microsoft Dynamics 365 – inklusive Soft Go Live, Friendly User Phase und Lernvideos für einen fließenden Übergang. Das Ziel: Automatisierung statt Excel-Marathon. Und ein System, das leicht zu verstehen, schnell zu bedienen und sauber erweiterbar ist.

Die wichtigsten Bausteine:

• Zentrale Datenhaltung: Kunden, Kontakte, Vorgänge, Verträge – alles an einem Ort
• Integration in Outlook & Teams: Kommunikation dort, wo die Mitarbeitenden ohnehin arbeiten
• Automatisierte Workflows: Vom Angebot bis zur Freigabe läuft alles im richtigen Flow
• Extra Schnittstelle: Rechnungen wandern automatisch in den Freigabeprozess.
• Reporting: Endlich Transparenz über Aufträge, Umsätze und Folgebuchungen

‍„Es ist der vollumfängliche Verkaufsprozess, den wir mit diesem Tool abbilden können“, fasst Sven zusammen.

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Technische Tiefe – verständlich erklärt

Im Herzen der Lösung steht ein klar strukturiertes Prozessmodell: Anfrage erfassen ➜ Angebot erstellen ➜ Vertragsannahme durch den Mieter ➜ Automatischer Rechnungsversand.

Dabei spielt Dynamics seine Stärken aus:

• Rund 5.000 Kontakte zentral gepflegt
• Kommunikation läuft vollständig über die Dynamics-Oberfläche
• Erstellung und Versand von Angeboten, Verträgen & Rechnungen direkt im System
• Vertragsannahme ohne Unterschrift
• Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts untergeht
• Einheitliche Datenbasis für alle Mitarbeitenden

Besonders eindrücklich ist die neue Geschwindigkeit. Dominic erzählt: „Wir schicken das Angebot raus, holen den Vertrag rein – inklusive Rechnungsversand in ca. 20 Minuten.“

Gerade in einem Geschäft, das täglich mit spontanen Anfragen arbeitet, ist das ein Game Changer. Die Betreiber erwarten schnelle Antworten und bekommen sie jetzt auch.

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Ergebnisse, die zählen

• Auftragsvolumen verdreifacht – ca. 300 % mehr Aufträge seit 2022
• Gesamt-Bearbeitungszeit reduziert – von bis zu 7 Tagen auf max. 48 Stunden
• Transparenz für alle Beteiligten – weniger Rückfragen, klare Datenlage
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Zusammenarbeit, die weitergeht

Das gemeinsame Projekt war intensiv: Prozessanalyse, Workshops, Übersetzung zwischen fachlicher Immobiliensprache und IT-Logik. Doch genau diese Nähe hat das Ergebnis geprägt.

Sven bringt es am Ende auf den Punkt: „Die ehrliche, verlässliche und konstruktive Zusammenarbeit mit ModulAcht hat zu dem heutigen Status von Microsoft Dynamics für Retail Match geführt, unserem Erfolg.“

Die Reise ist nicht vorbei: Neue Features mit stärkerem Kundenbezug sind bereits in Planung. Und Retail Match bleibt weiter auf der Überholspur.