Power Platform Dataverse: Kapazität richtig planen und Kosten optimieren

Das Problem: Unerwartete Dataverse-Kosten

"Unsere Power-Platform-Rechnung ist plötzlich um 800€ gestiegen!" – Diesen Anruf bekommen wir regelmäßig. Der Grund ist fast immer derselbe: Dataverse-Kapazität wurde nicht richtig geplant oder überwacht.

Dataverse ist das Herzstück vieler Power-Platform-Lösungen. Aber die Kapazitäts-Kosten können schnell außer Kontrolle geraten, wenn man nicht weiß, worauf zu achten ist.

⚠️ Typische Kostenfallen

• Ungenutzte Test-Environments, die weiter Kapazität verbrauchen
• Große Dateien in Dataverse statt günstigerem SharePoint/Blob Storage
• Fehlende Datenarchivierung bei historischen Daten
• Überdimensionierte Entwicklungsumgebungen

Dataverse-Kapazität verstehen

Dataverse unterscheidet zwischen zwei Kapazitäts-Typen, die völlig unterschiedlich bepreist sind:

Datenbank-Kapazität (~40€/GB/Monat)

‍Für strukturierte Daten in Tabellen, Beziehungen, Metadaten.

• Tabellendaten
• Indizes und Beziehungen
• Audit-Logs
• System-Metadaten

📁 File-Kapazität (~2€/GB/Monat)

‍Für Dateien, Bilder, Dokumente, Anhänge.

• Datei-Anhänge
• Bilder und Videos
• Dokumente
• Notizen-Anhänge

💡 Pro-Tipp: Kostenoptimierung: 
‍Große Dateien gehören nicht in Dataverse! Nutze SharePoint oder Azure Blob Storage für Dokumente und speichere nur die Referenz-Links in Dataverse. Das kann 95% der File-Kosten sparen.

Kapazität richtig planen

Eine gute Kapazitäts-Planung beginnt mit der Analyse Deiner Datenstrukturen und Wachstumsprognosen:

1. Datenvolumen analysieren:
   Schätze die Anzahl der Datensätze pro Tabelle und deren durchschnittliche Größe. Berücksichtige auch Audit-Logs und System-Daten.
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2. Wachstum prognostizieren:
   Plane mit 20-30% Wachstum pro Jahr. Bei neuen Systemen oft mehr, da die Nutzerakzeptanz steigt.
   ‍
3. Environments berücksichtigen:
   Jedes Environment (Dev, Test, Prod) verbraucht Kapazität. Entwicklungsumgebungen können oft mit weniger Daten auskommen.
   ‍

Kosten optimieren

Mit diesen bewährten Strategien reduzierst Du Deine Dataverse-Kosten erheblich:

✅ Sofort umsetzbar

• Ungenutzte Environments löschen
• Große Dateien nach SharePoint migrieren
• Kapazitäts-Monitoring einrichten
• Audit-Logs regelmäßig bereinigen
• Test-Daten in Dev-Environments reduzieren

🔄 Langfristig

• Datenarchivierung implementieren
• Automatische Cleanup-Prozesse
• Datenmodell optimieren

Monitoring und Alerts

Das Power Platform Admin Center bietet alle Tools, die Du für effektives Kapazitäts-Management brauchst.

️ Wichtige Admin Center Features:

• Kapazitäts-Übersicht: Zeigt Verbrauch pro Environment und Kapazitäts-Typ.
• Trend-Analyse: Historische Entwicklung und Prognosen.
• Alerts einrichten: Benachrichtigungen bei Schwellwert-Überschreitungen.
• Detailanalyse: Aufschlüsselung nach Tabellen und Datentypen.

Fazit und nächste Schritte

Dataverse-Kapazität muss nicht zum Kostenfaktor werden. Mit der richtigen Planung, regelmäßigem Monitoring und gezielten Optimierungen behältst Du die Kontrolle über Deine Power-Platform-Kosten.

🎯 Deine nächsten Schritte

1. Aktuelle Kapazitäts-Nutzung im Admin Center prüfen
2. Ungenutzte Environments und große Dateien identifizieren
3. Monitoring und Alerts einrichten
4. Cleanup-Strategie entwickeln und umsetzen

Wie oft sollte ich die Kapazitäts-Nutzung prüfen?

‍Mindestens monatlich, bei wachsenden Systemen wöchentlich. Richte Alerts ein, die Dich bei 80% der verfügbaren Kapazität warnen.

Kann ich Kapazität zwischen Environments verschieben?

‍Ja, Kapazität ist tenant-weit verfügbar. Du kannst sie flexibel zwischen Environments aufteilen, ohne zusätzliche Kosten.

Was passiert bei Kapazitäts-Überschreitung?

‍Microsoft berechnet Overage-Gebühren automatisch. Diese sind oft teurer als geplante Kapazität, daher solltest Du rechtzeitig aufstocken.