Voll auf Touren

Die WEKO Wohnen GmbH mit Hauptsitz im niederbayerischen Pfarrkirchen war auf der Suche nach einem Partner, mit dem die in die Jahre gekommene Lösung zum Planen der Touren modernisiert werden sollte. Die Lösung war einfach zu träge und kostet die Mitarbeiter viel Zeit und Nerven. So machte sich das Team um Christoph Rauch, Leiter der internen PowerPlatform Projekte und Product Owner bei WEKO, auf die Suche. Bei ModulAcht wurden sie schließlich fündig und es kam so einiges anders als erwartet – nämlich besser und schneller ‍

Die Entdeckung und erste Schritte

Durch eine Empfehlung eines Partners wurde Rauch zusammen mit Alfred Sedlmeier, Solution Architect bei WEKO, auf die ModulAcht GmbH & Co. KG aufmerksam.

Schon nach kurzer Zeit war klar, dass der passende Partner gefunden war. So kamen Tobias Wolf und Robin Saberi für einen Tag zu WEKO nach Pfarrkirchen, um den Mitarbeitern bei der täglichen Arbeit über die Schulter zu schauen. „Wir haben zusammen mit dem Fachbereich Tourenplanung den aktuellen Prozess im ERP System (MS Dynamics AX) & Outlook gezeigt“, erinnert sich Rauch.

„Die Herausforderungen und Bremser waren sofort ersichtlich, da die Eingabe einfach enorm langwierig war.“

Auch der aktuelle Klickprozess im ERP-System wurde direkt in Frage gestellt, da schon zu Beginn geplant war, nicht mehr auf ein ERP-System zu setzen, sondern eine App zum Einsatz kommen wird. Somit wurde direkt der gesamte Systemprozess neu definiert.

Tourenplanung löst Begeisterung aus

ModulAcht konnte sich zu Beginn der Zusammenarbeit ein umfassendes Bild vom Ist-Zustand machen und so direkt einen neuen Prozess aufsetzen, welcher das Planen der Touren um ein Vielfaches vereinfachen sollte. „Wir waren schon von der ersten Idee begeistert. Der geplante Ablauf entsprach genau unseren Wünschen“, sagt Sedlmeier. „Den neuen und um ein Vielfaches besseren Prozess hätten wir so nicht erwartet, was aber wohl an unserer Betriebsblindheit lag. Wir hatten tatsächlich mit Copy/Paste gerechnet. „Schon nach kurzer Zeit legte das ModulAcht-Team ein umfassendes Konzept der geplanten App vor“, sagt Rauch. „Da war uns schon klar: Das kann nur gut werden.“

Der Ablauf des Hauptprojekts Tourenplanung stand somit fest. Nach der Aufnahme des IST-Prozesses, mussten zuerst die Datenquellen sowie das Architekturkonzept definiert werden. WEKO sollte im Anschluss die zu integrierenden Daten definieren und aufbereiten, um diese dann via Drittanbieter-Software zu synchronisieren. Auf dieser Basis wurde das Grundgerüst der Tourenplanungs-App erstellt und mit der die Entwicklung begonnen.

Da es sich um eine relativ komplexe Architektur sowie einer großen Menge Daten handelt, war das kein Projekt, welches in wenigen Wochen abgeschlossen werden kann. Aber nach rund sechs Monaten war die App bereit zum Testen. Die App sorgte schon während dieser Phase für Begeisterung und enttäuschte auch beim Live-Gang nicht.

"Die durchweg positive Reaktion unserer Mitarbeiter überzeugte uns“, sagt Rauch. „Derzeit sind 15 Mitarbeitende mit der Tourenplanung beschäftigt. Und alle waren einfach nur begeistert.“

Die Einarbeitung in das neue System ist in wenigen Tagen machbar. Auch neuen Mitarbeiter wird es sehr leicht gemacht, sich schnell mit dem System vertraut zu machen. Kein Vergleich mehr zum bisherigen Zustand.

Die Zusammenarbeit macht einfach Spaß

Die Zusammenarbeit mit ModulAcht lief von Beginn an sehr gut. „ModulAcht und wir sprechen dieselbe Sprache. Wir haben noch heute DailyScrums und einmal wöchentlich einen Review/Planning/Retro-Termin.

Neben dem Hauptprojekt unterstützte ModulAcht die Mitarbeiter bei einem Inhouse-Projekt zur papierlosen Warenausgabe. „Für uns sind die ModulAchter einfach die Ansprechpartner erster Wahl“, sagt Rauch. „Wir haben das kleinere Projekt zu 90 Prozent selbst stemmen können. Aber bei einigen Stellschrauben, bei denen wir Unterstützung brauchten, waren die Jungs zur Stelle.“ Seit Oktober 2022 ist nun die PowerApp Papierlose Warenausgabe im Einsatz. „Unsere Mitarbeiter und auch die Geschäftsführung sind begeistert. Wir sparen nicht nur Papier und Druckmaterialen, sondern tun auch aktiv etwas für die Umwelt

Fazit

"Wir sind von dem Ergebnis absolut begeistert“, sind sich Rauch und Sedlmeier einig. Daher ist es auch nicht verwunderlich, dass schon bald weitere Projekte zusammen mit ModulAcht geplant sind: Als nächstes soll eine Monteur-App entwickelt werden, bei der auch die Abteilung Auslieferung & Kundendienst seitens Prozess und Handling optimiert werden soll. Zudem ist geplant, Google Maps in die Tourenplanung zu integrieren, so dass die optimale Tour auch auf der Karte verfügbar ist.

„Es macht einfach Spaß, mit ModulAcht zusammenzuarbeiten. Wir können das Team definitiv weiterempfehlen und freuen uns auf die nächsten Projekte."

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