Microsoft Dataverse ist DER zentrale Datendienst innerhalb der Microsoft Power Platform und erfreut sich auch außerhalb der Platform zunehmender Beliebtheit als Cloud-Datenbank für externe Anwendungen.

Grund hierfür ist sicherlich die sehr einfache Handhabung in der Datenmodellierung durch die technische Abstraktion auf das wesentlichste. Was während der euphorischen Verwendung des Cloud-Dienstes oft in Vergessenheit gerät ist die Tatsache, dass der belegbare Datenspeicher, durch Organisationsweite (Tenant) Kapazitäten, begrenzt ist. Dabei unterscheidet Microsoft grundlegend zwischen 3 verschiedenen Typen.

Die 3 unterschiedlichen Kapazitätstypen

‍

  1. Datenbank Kapazität (Database Capacity)
    Zur Datenbank Kapazität wird alles gezählt, was als Informationen in den jeweils angelegten Tabellen gespeichert wird.

  2. Datei Kapazität (File Capacity)
    Dataverse bietet die Möglichkeit, Tabellenspalten vom Typ Datei (file) oder Bild (image) zu erstellen. Dateien, welche über Felder dieser Typen erfasst und gespeichert werden, landen nicht in der Datenbank, sondern in einem Blob-Storage und unterliegen damit einer eigenen Kapazitätsberechnung.

  3. Protokoll Kapazität (Log Capacity)
    Die Protokoll Kapazität wird ausschließlich vom System genutzt um Trace-Informationen von Plugins oder System-Jobs zu speichern.

Verfügbare Kapazitäten

Der Speicher in Dataverse ist also begrenzt. Nun stellt sich natürlich die Frage, wie viel Speicher bzw. Kapazität steht mir denn eigentlich zur Verfügung?

Das Volumen an verfügbaren Kapazitäten gilt für eine gesamte Organisation (Tenant) und setzt sich wie folgt zusammen:

  Basis-Kapazität
‍+ Kapazitäten durch Benutzerlizenzen
+ Kapazitäten durch Add-Ons
‍

  • Basis-Kapazität:
    Die Basis-Kapazität orientiert sich an den eingesetzten Lizenzen und ist praktisch der Grundstock an Kapazitäten.

    Beispiel zur Verdeutlichung im Bezug auf die Datenbank-Kapazität:

    Der Einsatz einer Dynamics 365 oder einer Power Apps per User Lizenz liefert eine Basis-Kapazität von 10 GB, während eine Power Apps per App Lizenz lediglich 5 GB an Basis-Kapazität einbringt. Wenn unterschiedliche Lizenzen in Kombination im Einsatz sind, orientiert sich die Basis-Kapazität immer an der Lizenz mit der größten Kapazität.

    Werden in einer Organisation also Dynamics 365 Sales Professional Lizenzen und Power Apps per App Lizenzen eingesetzt, liegt die Basis-Kapazität bei 10 GB. Dabei reicht schon der Einsatz einer einzigen Dynamics 365 Sales Professional Lizenz.
  • Kapazitäten durch Benutzerlizenzen
    Bestimmte Benutzerlizenzen bringen neben der Basis-Kapazität noch zusätzliche Kapazität je Lizenz ein. Beispielsweise werden für jede Dynamics 365 Sales Enterprise Lizenz zusätzliche Kapazitäten in Höhe von 250 MB Datenbank-Kapazität angerechnet.

    Die genauen Zahlen zu den lizenzabhängigen Basis- als auch den zusätzlichen Kapazitäten können dem jeweilig aktuellen Dynamics 365 Licensing Guide bzw.  Power Platform Licensing Guide entnommen werden.

  • Kapazitäten durch Add-Ons
    Zusätzlich zu den Kapazitäten, welche durch den Erwerb von Lizenzen zur Verfügung gestellt wird, können Dataverse Kapazitäts-Add-Ons erworben werden.

Verbrauch von Kapazitäten

Den zur Verfügung stehenden Kapazitäten steht der Verbrauch gegenüber. Dieser wird maßgeblich durch die Menge an Daten, welche innerhalb des Dataverse gespeichert werden. Initial verbraucht aber jede Umgebung an sich schon Speicher. Davon ausgeschlossen sind spezielle Umgebungstypen. Daten, die in einem Dataverses gespeichert sind, welches zu einer Umgebung der folgenden Typen zählt, werden nicht an den Kapazitätsverbrauch angerechnet:

  • Dataverse für Teams
  • Trial
  • Developer
  • Support
  • Preview

Konsequenzen bei Überschreitung der Kapazitäten

Die spannende Frage ist natürliche, was passiert, wenn die zur Verfügung stehenden Kapazitäten überschritten werden?

Schon mal vorweg: es werden weder Zugänge gesperrt noch grundlegende Benutzer-Funktionalitäten eingeschränkt. Und dennoch kann es unter Umständen zu unschönen Situationen führen.

Damit das nicht passiert, warnt Microsoft schon sehr früh, dass Kapazitätslimits erreicht werden. Dies passiert beim Erreichen von 85% , 5% und beim Überschreiten der jeweilig zur Verfügung stehenden Kapazitäten.

Sind die Grenzen überschritten, stehen folgende administrative Funktionen nicht mehr zur Verfügung:

  • Anlegen neuer Umgebungen (hierfür wird min. 1 GB freie Kapazität benötigt).
  • Kopieren von Umgebungen
  • Wiederherstellen von Umgebungen
  • Konvertieren von Umgebungen
  • Zurücksetzen von Umgebungen
  • Dataverse zu einer Umgebung erstellen

Maßnahmen um unterhalb der Limits zu bleiben

Grundsätzlich kann hier an 2 Stellschrauben gedreht werden. Zum einen können die Kapazitätsgrenzen durch den Erwerb entsprechender Lizenzen (s. o.) oder Add-Ons nach oben hin verschoben werden. Leider lässt sich Microsoft gerade die Add-Ons - aus meiner Sicht - recht teuer bezahlen. Deshalb sollte immer zuerst die zweite Stellschraube in Betracht gezogen werden. Und dabei geht es darum, einerseits nicht benötigten Speicher wieder frei zu geben und andererseits weitere Speichermöglichkeiten für Dateien in Betracht zu ziehen.

  • Speicher freigeben
    Hierzu kann man sich den genauen Kapazitäts-Verbrauch im Power Platform Admin Center ansehen und analysieren. Hier wird Beispielsweise im Bereich Datenbank-Kapazität sehr häufig auffallend viel Speicher von System-Tabellen verwendet. Hier lässt sich Speicher durch manuelles oder auch automatisiertes Löschen von alten Datensätzen freigeben. In bestimmten Fällen ist dazu ein Support-Ticket bei Microsoft notwendig. Es lohnt sich in jedem Fall, hier in regelmäßigen Abständen ein Auge drauf zu haben.

  • Alternative Speichermöglichkeiten
    Gerade für Dateien (Bilder, Dokumente, E-Mail Anhänge) ist eine sehr schöne Alternative zu Dataverse, der altbekannte SharePoint. SharePoint-Speicher ist im Vergleich zu Dataverse-Kapazitäten extrem günstig. Auch hier lässt sich mit Automatisierungen arbeiten, so dass es für den Anwender in seiner Arbeitsweise überhaupt keinen Unterschied macht, wo die Dateien liegen.
  • Auch für den Bereich der Datenbank-Kapazitäten lassen sich Konstrukte schaffen, in denen Daten außerhalb von Dataverse gespeichert werden. Hier gilt es aber ganz genau die Vor- und Nachteile gegeneinander abzuwägen. Gerade der Einsatz von virtuellen Tabellen (virtual Tables) hat noch seine Tücken.

Fazit

Dataverse ist ein Cloud-Produkt von Microsoft, welches sich aufgrund der einfachen Handhabung, wachsender Beliebtheit erfreut. Wer diesen modernen Daten-Dienst nutzt, sollte wissen, dass der Speicher in Kapazitäten verwaltet wird und er sollte sich schon während der Modellierung darüber Gedanken machen, wie er den kostbaren und auch preisintensiven Speicherplatz möglichst effizient einsetzt. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten, die je nach Anwendungsfall mal mehr und mal weniger Sinn machen.